System PIM i PLM w branży modowej: czym się różnią i kiedy są potrzebne

Co to jest system PIM

PIM to skrót od Product Information Management, czyli zarządzanie informacją produktową. System PIM to jedno miejsce, w którym marka gromadzi, uzupełnia i rozsyła wszystko, co klient widzi na karcie produktu: nazwę, opis, atrybuty do filtrów, zdjęcia, tabelę rozmiarów, skład i zalecenia pielęgnacji. Z PIM dane trafiają do sklepu internetowego, na marketplace’y, do aplikacji, katalogów i do partnerów hurtowych.

Do czego służy PIM w praktyce? Do tego, żeby ta sama sukienka miała ten sam kolor, skład i opis w każdym kanale i w każdym języku. Bez PIM te dane żyją w arkuszach, w panelu sklepu i w plikach wysyłanych do partnerów, a każdą poprawkę trzeba wprowadzać kilka razy. Typowy zakres pracy w PIM wygląda tak:

• Import danych bazowych z PLM lub ERP: numer modelu, kolor, rozmiary, kody EAN, skład, cena.
• Wzbogacanie: opisy marketingowe, tłumaczenia, atrybuty do filtrów w sklepie (fason, długość, dekolt, okazja).
• Zasoby cyfrowe: zdjęcia packshot i modelowe, wideo, przypisane do właściwego koloru.
• Kontrola kompletności: produkt nie trafia do kanału, dopóki nie ma wymaganych pól.
• Dystrybucja: eksport w formacie, którego wymaga dany kanał, na przykład plik produktowy dla marketplace’u.

Na polskim rynku popularne są zarówno systemy open source, jak Akeneo, jak i rozwiązania rodzime, na przykład Ergonode. Wybór narzędzia jest mniej ważny niż ustalenie, jakie dane PIM ma przyjmować z innych systemów, a jakie tworzy sam.

Co to jest system PLM

PLM to Product Lifecycle Management, czyli zarządzanie cyklem życia produktu. W przemyśle PLM kojarzy się z dokumentacją inżynierską, a najczęściej wymieniane programy PLM to Siemens Teamcenter, PTC Windchill czy ENOVIA. W modzie używa się systemów PLM przygotowanych dla odzieży, obuwia i akcesoriów, bo cykl produktu wygląda tu inaczej: kolekcja powstaje co sezon, a jeden model ma wiele kolorów i rozmiarów.

System PLM w marce modowej prowadzi produkt od pomysłu do zamówienia produkcyjnego. Przechowuje specyfikację techniczną (tech pack), materiały i dodatki, skład surowcowy, tabele wymiarów, historię próbek i przymiarek, dostawców, koszty i kalendarz kolekcji. Korzystają z niego projektanci, konstruktorzy, technolodzy, zespoły produktu i zakupów. Wszystko, co dzieje się w PLM, dzieje się zanim produkt trafi do sprzedaży.

Cykl życia produktu w PLM marki modowej zwykle przechodzi przez te same etapy, a każdy z nich dodaje do modelu kolejne dane:

• Koncepcja i plan kolekcji: kategoria, docelowy próg cenowy, liczba modeli w linii.
• Projekt i specyfikacja: szkic, tech pack, materiały, dodatki, kolorystyka.
• Próbki i przymiarki: kolejne wersje próbek, poprawki konstrukcyjne, zatwierdzona tabela wymiarów.
• Kalkulacja i wybór dostawcy: koszt zakupu, minimalne ilości, terminy.
• Zatwierdzenie i zamówienie produkcyjne: model dostaje kody, warianty kolor–rozmiar i trafia do ERP.

Różnica między PDM a PLM

PDM (Product Data Management) to zarządzanie danymi produktu, przede wszystkim plikami i dokumentacją techniczną oraz ich wersjami. PLM obejmuje szerszy proces: przepływ pracy między zespołami, etapy zatwierdzania, kalendarz kolekcji, dostawców i koszty. W wielu systemach PDM jest po prostu jednym z modułów PLM. W modzie odpowiednikiem PDM jest biblioteka tech packów i plików projektowych, a PLM spina ją z procesem tworzenia kolekcji.

PIM a PLM: dane, właściciele i moment w cyklu produktu

Oba systemy przechowują dane o produkcie, dlatego łatwo je pomylić. Różnią się jednak celem, etapem, na którym pracują, i ludźmi, którzy za dane odpowiadają. Najprościej ująć to tak: PLM odpowiada na pytanie „jak ten produkt zrobić”, a PIM na pytanie „jak ten produkt sprzedać”.

Pomiędzy nimi zwykle stoi ERP, który nadaje kody towarowe, ceny i obsługuje zamówienia oraz stany. Typowy przepływ wygląda tak: model powstaje w PLM, po zatwierdzeniu kolekcji trafia do ERP jako indeks z wariantami kolor–rozmiar, a PIM pobiera dane bazowe i dokłada do nich treści sprzedażowe. Informacja płynie w jedną stronę. Jeśli ktoś poprawia skład w PIM, a w PLM zostaje stara wartość, przy następnym imporcie błąd wróci.

Moment przekazania danych też jest ważny. Zespół e-commerce potrzebuje danych wcześniej, niż się wydaje: zdjęcia i opisy powstają kilka tygodni przed dostawą towaru. Jeśli skład czy tabela wymiarów są zatwierdzane w PLM dopiero na końcu, PIM dostaje je za późno, a karta produktu startuje niekompletna.

Kiedy marka modowa potrzebuje systemu PIM i PLM

Nie każda marka musi od razu wdrażać oba systemy. Z mojego doświadczenia pierwszy jest zwykle PLM albo dobrze prowadzony arkusz kolekcji, bo bez uporządkowanej specyfikacji nie da się zamówić produkcji. PIM staje się potrzebny, gdy rośnie liczba kanałów i języków. Kilka sygnałów, że przyszedł na niego czas:

• Sprzedajesz w więcej niż jednym kanale online i poprawiasz te same dane w kilku panelach.
• Karty produktów w różnych krajach różnią się składem lub kolorem tego samego modelu.
• Wprowadzenie nowej kolekcji do sklepu trwa tygodniami, bo treści i zdjęcia zbiera się ręcznie.
• Marketplace odrzuca produkty z powodu brakujących atrybutów.
• Nikt nie potrafi powiedzieć, który plik zawiera aktualny opis produktu.

Mała marka z jednym sklepem internetowym może przez długi czas pracować na platformie e-commerce jako prostym PIM. Warunek jest jeden: od początku trzeba ustalić, który system jest źródłem prawdy dla każdego atrybutu.

Jakość danych produktowych między PLM a PIM

Większość problemów z danymi produktowymi, które widziałam, nie wynikała z wyboru systemu, tylko z braku zasad na styku PLM i PIM. Ten sam kolor zapisany jako „granat”, „granatowy” i „navy”, skład wpisany wolnym tekstem, sezon w trzech formatach. Każda taka niespójność psuje filtry w sklepie, a później raporty sprzedaży według atrybutów.

• Źródło prawdy dla każdego atrybutu: skład, wymiary i kolor bazowy pochodzą z PLM, opis marketingowy i zdjęcia z PIM, cena z ERP. Zapisz to w jednej tabeli.
• Słowniki zamiast wolnego tekstu: kolor, sezon, kategoria i włókna wybiera się z listy wartości, którą prowadzi jeden właściciel.
• Jeden kierunek poprawek: błąd w składzie poprawia się w PLM, a nie w PIM, żeby nie wrócił przy kolejnym imporcie.
• Kontrola kompletności przed publikacją: produkt bez składu, tabeli rozmiarów lub zdjęć nie przechodzi do kanału.
• Regularny raport niezgodności: lista modeli, w których wartość w PIM różni się od wartości w PLM.

Zanim marka zdecyduje się na narzędzie do jakości danych, wystarczy prosty arkusz. Eksport z PIM, jeden wiersz na model i kolor, kolumny z wymaganymi atrybutami. Formuły poniżej liczą procent kompletności karty i sprawdzają, czy kolor pochodzi ze słownika (polska wersja Excela):

L2  kompletność karty:     =1-LICZ.PUSTE(C2:K2)/LICZBA.KOLUMN(C2:K2)
M2  kolor ze słownika:     =JEŻELI(LICZ.JEŻELI(Słownik!A:A;D2)=0;"spoza słownika";"OK")
N2  gotowy do publikacji:  =JEŻELI(ORAZ(L2=1;M2="OK");"tak";"nie")

Średnia kompletność w podziale na kategorie i sezony szybko pokazuje, gdzie dane się rozjeżdżają. O tym, jak zbudować sam słownik atrybutów, by działał na kilku rynkach, piszę w osobnym artykule o standardach atrybutów produktu w PLM.

Jeśli chcesz uporządkować przepływ danych produktowych między PLM, ERP i PIM w swojej marce, umów konsultację – odpowiadam w ciągu jednego dnia roboczego.