Wskaźnik rotacji zapasów: wzór w dniach i w razach, interpretacja

Co to jest wskaźnik rotacji zapasów

Rotacja zapasów to miara tempa, w jakim towar zamienia się w sprzedaż. Im szybciej zapas się obraca, tym mniej kapitału jest w nim zamrożone i tym mniejsze ryzyko, że towar trzeba będzie sprzedać z obniżką. Wskaźnik występuje w dwóch postaciach, które opisują to samo zjawisko z dwóch stron.

• Rotacja w razach: ile razy przeciętny zapas został sprzedany w okresie. Wyższa wartość oznacza szybszy obrót.
• Rotacja w dniach (cykl rotacji zapasów): ile dni średnio mija od przyjęcia towaru do jego sprzedaży. Niższa wartość oznacza szybszy obrót.
• Pokrycie zapasu w tygodniach: na ile tygodni wystarczy obecny zapas przy obecnym tempie sprzedaży. To wskaźnik operacyjny, używany co tydzień przez zespół handlowy.

Zapas i sprzedaż muszą być wyceniane tak samo. Jeśli zapas jest w cenach zakupu, sprzedaż bierze się jako koszt sprzedanych towarów (KWS), a nie przychód. W analizie finansowej spotyka się też wersję z przychodem ze sprzedaży, ale wtedy wynik jest zawyżony o marżę i nie da się go porównać z wersją kosztową.

Wzór na rotację zapasów w dniach

Przeciętny zapas najprościej liczy się jako średnią ze stanu na początek i na koniec okresu. Dokładniejszy wynik daje średnia ze stanów na koniec każdego miesiąca albo tygodnia, bo w modzie stan magazynu mocno się zmienia w ciągu sezonu. Liczba dni okresu to 365 dla roku, 90 lub 91 dla kwartału i około 182 dla sezonu wiosna–lato.

Przykład: kategoria kurtek miała w roku koszt sprzedanych towarów 360 000 zł, a przeciętny zapas w cenach zakupu wynosił 180 000 zł. Rotacja w dniach to 180 000 ÷ 360 000 × 365 = 182,5 dnia. Średnio kurtka czeka więc na sprzedaż około pół roku.

Wzór na rotację zapasów w razach

Dla tych samych kurtek rotacja w razach wynosi 360 000 ÷ 180 000 = 2,0. Oba wskaźniki łączy prosta zależność: rotacja w dniach = liczba dni okresu ÷ rotacja w razach. Wystarczy więc policzyć jeden z nich, a drugi wyprowadzić.

Akcesoria mają najniższy koszt sprzedaży, ale też najwolniejszy obrót: zapas wystarcza na ponad osiem miesięcy. To sygnał, żeby sprawdzić głębokość zakupu i liczbę wariantów w tej kategorii.

Pokrycie zapasu liczy się w sztukach: zapas 1200 sztuk przy średniej sprzedaży 150 sztuk tygodniowo wystarczy na 8 tygodni. Wynik porównuje się z liczbą tygodni, które zostały do końca sezonu. Jeśli do końca sezonu jest 6 tygodni, a pokrycie wynosi 8, około jednej czwartej zapasu nie sprzeda się w obecnym tempie i trzeba zaplanować działania: przesunięcie towaru, promocję albo obniżkę.

Jak obliczyć rotację zapasów w Excelu

W Excelu wystarczy tabela z jednym wierszem na kategorię i kolumnami: koszt sprzedanych towarów, stany zapasu na koniec kolejnych miesięcy i liczba dni okresu. Formuły wyglądają tak (polska wersja Excela):

O2  przeciętny zapas:     =ŚREDNIA(C2:N2)
P2  rotacja w razach:     =JEŻELI(O2=0;"";B2/O2)
Q2  rotacja w dniach:     =JEŻELI(P2="";"";$S$1/P2)

Formatowanie warunkowe (skala kolorów) na kolumnie z rotacją w dniach od razu pokazuje kategorie o najwolniejszym obrocie. Ten sam arkusz można odświeżać co miesiąc, dopisując kolejny stan zapasu.

Jak interpretować wskaźnik rotacji zapasów w handlu modowym

Nie istnieje jedna prawidłowa wartość rotacji. Wynik porównuje się z tą samą kategorią w poprzednich okresach, z planem i z innymi kategoriami o podobnym charakterze. Koszulki bazowe z natury obracają się szybciej niż płaszcze, więc porównywanie ich ze sobą niewiele mówi.

• Sezonowość: rotacja liczona za cały rok uśrednia szczyt i koniec sezonu. Dla kolekcji sezonowych lepiej liczyć ją osobno dla sezonu wiosna–lato i jesień–zima i porównywać z tym samym sezonem rok wcześniej.
• Towar stały i sezonowy: produkty bazowe, dostępne cały rok, mają inną normę niż kolekcja sezonowa. Warto je raportować oddzielnie.
• Zbyt wysoka rotacja nie zawsze jest dobra. Może oznaczać za płytki zakup, braki popularnych rozmiarów i utraconą sprzedaż.
• Niska rotacja oznacza zamrożony kapitał i rosnące ryzyko obniżek na koniec sezonu. Przy spadającej rotacji w środku sezonu decyzję o promocji podejmuje się wcześniej, póki cena jeszcze działa.
• Moment pomiaru: stan tuż po dostawie kolekcji zaniża rotację, a stan po wyprzedaży ją zawyża. Średnia z kilku punktów w czasie wyrównuje ten efekt.

W praktyce najwięcej mówi zmiana wskaźnika w czasie. Rotacja kategorii spadająca z sezonu na sezon przy stabilnej sprzedaży wskazuje, że zakupy rosną szybciej niż popyt.

Rotacja zapasów a sell-through

Sell-through to procent dostępnego towaru, który został sprzedany: sprzedane sztuki ÷ (zapas początkowy + dostawy) × 100%. Liczy się go zwykle w sztukach, dla modelu lub kategorii, od początku sezonu. Rotacja zapasów liczy się w wartości i pokazuje tempo obrotu kapitałem w dowolnym okresie.

• Sell-through odpowiada na pytanie, jaką część zakupu sezonu już sprzedano i czy model trzeba obniżyć.
• Rotacja odpowiada na pytanie, jak długo kapitał jest zamrożony w zapasie i jak kategoria wypada na tle innych.
• Pokrycie zapasu w tygodniach łączy oba spojrzenia: pokazuje, czy obecny zapas sprzeda się do końca sezonu przy obecnym tempie sprzedaży.

W tygodniowym raporcie dla marki modowej sell-through i pokrycie zapasu są na poziomie modelu, a rotacja na poziomie kategorii i sezonu. Taki podział pozwala podejmować decyzje o obniżkach i o budżecie zakupów na podstawie tych samych danych.

Najczęstsze błędy w liczeniu rotacji zapasów

• Zapas w cenach zakupu, a sprzedaż w cenach detalicznych brutto: wynik jest zawyżony o marżę i VAT.
• Przeciętny zapas liczony tylko ze stanu na koniec okresu.
• Porównywanie rotacji z okresów o różnej długości bez przeliczenia na te same dni.
• Wliczanie towaru w drodze lub zamówionego do zapasu w magazynie.
• Jedna średnia dla całego asortymentu, która ukrywa modele zalegające od kilku sezonów.

Jeśli potrzebujesz modelu w Excelu, który liczy rotację i pokrycie zapasu dla Twoich kategorii co tydzień, umów konsultację – odpowiadam w ciągu jednego dnia roboczego.