Что должно быть на дашборде продаж
Дашборд простыми словами — это панель с главными показателями на одном экране. Его задача не показать все данные компании, а ответить на несколько вопросов, которые команда задаёт каждую неделю: выполняем ли мы план, зарабатываем ли на этих продажах, хватает ли товара и что продаётся хуже ожиданий. Всё остальное — детализация, которая живёт на следующих страницах отчёта.
Для магазина одежды или fashion-сети я начинаю с базового набора показателей. Каждый из них сравнивается с планом и с тем же периодом прошлого года, иначе цифра на экране ничего не говорит.
| Показатель | На какой вопрос отвечает | С чем сравнивать |
|---|---|---|
| Выручка и продажи в штуках | Выполняем ли план продаж | План, прошлый год |
| Валовая маржа, % | Зарабатываем ли на продажах | План, прошлый год |
| Доля продаж по полной цене | Сколько продано без скидок | Прошлый год |
| Sell-through | Какую часть сезона уже продали | Плановая кривая сезона |
| Недели запаса | Хватает ли товара на ближайшие недели | Целевой диапазон категории |
| Средний чек и конверсия | Как работают магазины | Прошлый год, другие магазины |
Показателей на главной странице должно быть столько, сколько команда реально обсуждает на еженедельной встрече. Обычно это пять–семь. Если на экране двадцать карточек, руководитель смотрит на две из них, а остальные только мешают. Средний чек и конверсия нужны сети магазинов, а для онлайн-канала их заменяют трафиком и конверсией сайта.
Типы дашбордов продаж в ритейле
Одна страница не может одинаково хорошо служить и директору, и байеру, и управляющему магазином. Поэтому в ритейле обычно различают три типа дашбордов продаж, и я советую заранее решить, какой из них вы строите:
- Стратегический: выручка, маржа и запасы по месяцам и сезонам против плана и прошлого года. Его смотрит руководство раз в неделю или раз в месяц.
- Операционный: продажи по неделям и дням, sell-through моделей, недели запаса, пустые размеры. Это рабочий инструмент байеров и мерчендайзеров.
- Аналитический: детализация для разбора причин — по магазинам, ценовым сегментам, размерам, каналам. Его открывают, когда стратегический или операционный дашборд показал отклонение.
В одном отчёте Power BI все три уровня удобно разложить по страницам с одинаковыми фильтрами. Главное — не смешивать их на одном экране.
Пример дашборда продаж в Power BI
Как выглядит дашборд продаж в Power BI для fashion-бренда, проще описать по зонам страницы. Этот макет я использую как отправную точку и адаптирую под вопросы конкретной команды.
- Верхняя строка — фильтры: период (неделя, месяц, сезон), рынок, канал, категория. Фильтры одинаковы на всех страницах отчёта.
- Карточки KPI: выручка, маржа, доля полной цены, sell-through и недели запаса. Под каждой цифрой — отклонение от плана и от прошлого года в процентах, цветом отмечено только существенное отклонение.
- График по неделям: выручка факт, план и прошлый год. По нему видно, когда началось отставание и связано ли оно с конкретной неделей.
- Матрица по категориям: те же показатели в строках по категориям с условным форматированием. Отсюда пользователь переходит к детализации по моделям.
- Таблица «топ и антитоп»: десять моделей с лучшим и худшим sell-through относительно плана. Это список действий на неделю.
За каждой цифрой стоит мера DAX: выручка, маржа, sell-through, недели запаса считаются заново для любого выбранного рынка и категории. Формулы этих мер я разбираю в статьях о мерах DAX для дашборда KPI и о sell-through.
В службе Power BI есть ещё одно значение слова «дашборд» — панель мониторинга. Это отдельная страница, на которую закрепляют плитки из разных отчётов. Для ритейл-команды обычно удобнее хорошо спроектированная первая страница отчёта: она интерактивная, фильтры на ней работают, а детализация доступна в один клик.
Несколько правил оформления, которые я соблюдаю в каждом дашборде продаж. Главные цифры — в левом верхнем углу, потому что туда смотрят первым делом. Цвет несёт смысл: красный только для отклонений, которые требуют действия, а не для украшения. Одинаковые показатели на разных страницах выглядят одинаково и стоят на тех же местах. Подписи осей и единицы измерения видны без наведения курсора. И у каждой страницы есть заголовок, который говорит, на какой вопрос она отвечает.
Дашборд продаж в Excel: когда его достаточно
Сделать дашборд в Excel можно, и во многих случаях это разумный выбор. Сводные таблицы, срезы и сводные диаграммы дают интерактивность, а Power Query позволяет обновлять данные из выгрузок одной кнопкой. Дашборд в Excel достаточен, если выполняются три условия:
- данных немного: один магазин или небольшая сеть, сотни тысяч строк, а не десятки миллионов;
- отчётом пользуется одна команда, и всем можно видеть все цифры;
- обновление раз в неделю вручную никого не тяготит.
Структура дашборда в Excel та же, что в Power BI: лист с исходными данными из Power Query, лист со сводными таблицами и лист-панель, на котором стоят только карточки, диаграммы и срезы. Если данных больше, чем помещается на лист, их загружают в модель данных Power Pivot, и там можно писать те же меры DAX, что и в Power BI.
Когда появляется несколько рынков, разные уровни доступа или ежедневное обновление, Excel начинает мешать. Файл тяжелеет, его копии расходятся по почте, и через месяц у каждого своя версия правды. Power BI работает с миллионами строк, обновляет данные по расписанию и даёт каждому рынку доступ только к своим строкам через RLS.
На практике выбор редко бывает «или — или». Во многих ритейл-командах план ведут в Excel, потому что там удобно моделировать сценарии «что если», а факт против плана показывают в Power BI. Главное — чтобы в обоих инструментах показатели считались по одинаковым формулам.
Как сделать дашборд в Power BI по шагам
Самая частая ошибка — начинать с визуалов. Красивые диаграммы на сырой модели быстро упираются в неверные итоги и медленную работу. Я делаю дашборд продаж в Power BI в таком порядке:
- Определите пять–семь показателей, по которым команда принимает решения, и согласуйте их формулы письменно: что входит в выручку, как считаются возвраты, какая база у sell-through.
- Подключите источники: продажи, остатки, план, справочник товаров и магазинов. Очистку и преобразования делайте в Power Query, а не в визуалах.
- Постройте модель «звезда»: таблицы фактов в центре, справочники вокруг, отдельная таблица дат, помеченная как таблица дат.
- Напишите меры DAX для каждого показателя и сверьте их с Excel на одном понятном срезе.
- Соберите страницы: сначала главную с KPI, потом детализацию по категориям и моделям.
- Опубликуйте отчёт в службе Power BI, настройте плановое обновление и, если нужно, роли RLS для рынков.
- Через две–три недели спросите пользователей, какие показатели они реально смотрят, и уберите лишнее.
Последний шаг я считаю обязательным. Дашборд, который никто не открывает, — частая история, и причина почти всегда в том, что он отвечает не на те вопросы. Короткая обратная связь от пользователей после запуска стоит больше, чем любая тема оформления.
Если вам нужна отправная точка, в разделе бесплатных шаблонов на сайте есть чек-лист дашборда KPI в Power BI: по нему удобно проверить отчёт перед тем, как отдать его команде.