Что такое open to buy в ритейле
Open to buy (OTB, «открыто для закупки») — это метод планирования закупок и одновременно его результат: сумма, которую байер ещё может потратить на товар в конкретном месяце, категории или на конкретном рынке. Бюджет закупок в производственной компании обычно описывает материалы и поставщиков. В рознице его задача другая: удержать баланс между продажами и запасом.
Без OTB закупка превращается в сумму отдельных решений. Каждый байер заказывает то, что считает перспективным, и в сумме компания получает либо переполненный склад и ранние скидки, либо пустые полки в пиковые недели. Open-to-buy связывает план продаж, план уценок и плановые запасы в одну цифру, которую видят и закупки, и финансы.
В fashion-ритейле это особенно важно, потому что основная часть сезонной коллекции заказывается за несколько месяцев до продаж. К моменту, когда становятся видны первые продажи, большая часть бюджета уже потрачена. Поэтому в OTB обычно оставляют резерв на дозаказы хитов и на быструю реакцию на спрос внутри сезона.
Не путайте этот термин с open to buy в банковском смысле: так иногда называют доступный остаток лимита по кредитной карте. В ритейле речь всегда о бюджете закупок товара.
Формула open to buy с примером
Логика формулы простая. Первые три слагаемых — это всё, что нужно иметь в периоде: товар, который продадим, стоимость, которую «съедят» уценки, и запас, который должен остаться на полках к началу следующего месяца. Из этой потребности вычитается то, что уже есть: остаток на начало и заказы, которые придут в этом периоде. Разница — это сумма, на которую ещё можно заказать товар.
Условный пример в тысячах: план продаж на март — 100, план уценок — 8, плановый остаток на конец марта — 60, остаток на начало — 70, уже заказано с поставкой в марте — 20. Open to buy = 100 + 8 + 60 − 70 − 20 = 78. Если результат отрицательный, закупка превышает план, и лишние заказы нужно переносить, отменять или компенсировать дополнительными продажами.
Все значения должны быть в одной оценке. В рознице OTB чаще считают в розничных ценах: так он напрямую связан с планом выручки, а уценка уменьшает стоимость запаса и поэтому входит в формулу. Байеру же нужна сумма по себестоимости, ведь поставщику платят закупочную цену. Перевод делается через плановую маржинальность при первой цене: бюджет по себестоимости = OTB в розничных ценах × (1 − маржинальность). При OTB 78 и маржинальности 60% байер может разместить заказы на 31,2 по себестоимости.
Все значения — в одной валюте и в одной оценке (по розничной цене или по себестоимости). Расчёт выполняется в браузере, данные никуда не отправляются.
Цифры остаются в вашем браузере и никуда не отправляются.
Самое спорное слагаемое формулы — плановый остаток на конец периода. Его не берут «с потолка»: остаток на конец месяца должен покрыть продажи следующих недель. Я задаю его через недели запаса: например, если категории нужно шесть недель покрытия, плановый остаток на конец марта равен плановым продажам первых шести недель после марта. Для сезонного товара к концу сезона целевой остаток снижается почти до нуля, для базового ассортимента он остаётся ровным весь год.
План уценок тоже нельзя пропускать. Если его не включить, формула покажет, что товара нужно меньше, чем на самом деле: часть запаса «исчезнет» в стоимости из-за скидок, и к концу месяца остаток окажется ниже плана. Для первых месяцев сезона уценки небольшие, к распродаже они растут.
Структура файла open-to-buy в Excel
Модель OTB в Excel живёт весь сезон, поэтому её структура важнее красоты. Я строю файл так, чтобы плановые цифры, фактические данные и заказы лежали на разных листах, а расчёт только ссылался на них. Тогда еженедельное обновление сводится к замене выгрузок, и формулы никто не трогает.
- Лист «План»: план продаж, уценок и остатков на конец по месяцам и категориям. Его утверждают до начала сезона и дальше не меняют, чтобы было с чем сравнивать.
- Лист «Факт»: выгрузка фактических продаж, уценок и остатков из учётной системы в том же разрезе.
- Лист «Заказы»: размещённые заказы с категорией, месяцем поставки и суммой в розничных ценах и по себестоимости.
- Лист «OTB»: строки — категории, столбцы — месяцы, в ячейках — расчёт по формуле. Для прошедших месяцев подставляется факт, для будущих — план.
Важная связка между месяцами: остаток на начало следующего месяца равен остатку на конец предыдущего. Поэтому ошибка в одном месяце автоматически переходит в следующий, и именно так модель показывает, что перезакупка в марте съедает бюджет апреля.
Период планирования выбирайте по ритму закупок. Для сезонной коллекции с несколькими поставками достаточно месяцев. Для базового ассортимента с еженедельным пополнением модель удобнее вести по неделям, иначе дозаказ одной недели теряется в месячной сумме.
| Месяц | План продаж | План уценок | Остаток на конец | Остаток на начало | Уже заказано | Open to buy |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Март | 100 | 8 | 60 | 70 | 20 | 78 |
| Апрель | 110 | 6 | 65 | 60 | 40 | 81 |
| Май | 120 | 10 | 55 | 65 | 30 | 90 |
E3 =D2
F2 =СУММЕСЛИМН(Заказы!$C:$C;Заказы!$A:$A;$K$1;Заказы!$B:$B;A2)
G2 =B2+C2+D2-E2-F2
Бюджет по себестоимости при плановой маржинальности в $L$1:
H2 =G2*(1-$L$1)Три проверки, которые не дают бюджету закупок разойтись с фактом
OTB полезен только тогда, когда его регулярно сверяют с реальностью. Обычно бюджет пересматривают раз в неделю или раз в месяц: фактические продажи и остатки заменяют плановые, и сумма на дозаказ пересчитывается. Кроме регулярного обновления я держу в модели три проверки.
- Сверка остатка. Остаток на начало месяца в модели должен совпадать с фактическим остатком из учётной системы в той же оценке. Расхождение больше пары процентов почти всегда означает, что в выгрузке не хватает склада, товара в пути или возвратов.
- Сверка заказов. Сумма «уже заказано» должна совпадать с портфелем открытых заказов. Отменённые и перенесённые заказы — самая частая причина, по которой OTB выглядит меньше, чем есть на самом деле.
- Проверка темпа продаж. Если продажи идут выше плана, бюджет на дозаказ растёт, если ниже — сокращается. Я пересчитываю план продаж на оставшиеся месяцы по текущему темпу и смотрю, как меняется OTB, прежде чем подтверждать новые заказы.
Отдельно стоит смотреть распределение бюджета по категориям. По правилу Парето основную часть выручки обычно дают несколько ведущих категорий, и бюджет должен идти туда, где есть спрос, а не распределяться поровну. Для этого удобно сверять OTB с результатами ABC-анализа ассортимента и с sell-through текущего сезона.
Бесплатный шаблон open-to-buy в Excel
Чтобы не собирать модель с нуля, я подготовила бесплатный шаблон open-to-buy в Excel. Он есть в разделе бесплатных шаблонов на этом сайте и приходит на e-mail. В шаблоне бюджет закупок распределяется по месяцам, категориям и рынкам, а на листе open-to-buy сразу видно, где бюджет уже исчерпан.
Шаблон — это отправная точка. Перед использованием проверьте три вещи: в какой оценке ваша компания ведёт план (розничные цены или себестоимость), какой период планирования подходит вашему ассортименту (месяц или неделя) и в каком разрезе байеры принимают решения. Если модель нужно связать с отчётностью в Power BI или адаптировать под несколько рынков и каналов, это одна из задач, с которыми я помогаю командам.